ERP實施的價值分析與應用分析

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一、 企業概述
　　1.1 企業簡介
　　××公司公司經過近幾年的發展，已成功開發咖啡、麥片、奶茶、焙烤、霜淇淋、嬰兒奶粉等奶精系列和固體飲料系列產品，擁有三條生産流水線，年生産規模達到2.5萬噸。産品既服務於國內多家特大型食品企業，更覆蓋國內衆多的西餐、咖啡、奶茶、焙烤等連鎖店；2004年底已經將産品延伸到東南業市場。
　　産品質量控制方面，公司嚴格執行ISO9001：2000的要求，從産品原料的散裝密閉運輸到成品包裝，使用全自動流水線實現産品生産過程不落地、不沾手。
　　自公司創建之日起，始終將産品研發放在公司發展的首位，不斷創新、銳意進取。在咖啡奶精和嬰兒奶粉專用脂肪粉方面更是達到國外同類産品的先進水平。
　　所屬行業：食品及添加劑行業
　　主要産品：專用奶精。
　　1.2 組織機構及部門職責
　　二、選擇ERP的動因分析
　　2.1 食品及添加劑行業特點
　　n　食品安全：食品是具有一定營養價值的、可供食用的、對人體無害的、經過一定加工製作的食物。由於食品的使用價值體現在其具有可食用性，因此，食品的安全性至關重要。食品安全既包括生産安全，也包括經營安全；既包括結果安全，也包括過程安全；既包括現實安全，也包括未來安全。食品安全是保障人們身心健康的需要，是保護和恢復生態環境的需要，是提高我國食品在國際市場的競爭力的需要。
　　n　配方保密：配方和工藝具有批量、有效期等要求，需嚴格管控。配方除了進行物料計劃之外，也常作爲物料消耗定額指導生産。
　　n　原輔料價格變動頻繁：特別是近期原輔料價格的上漲，給食品企業的成本管理提出更高要求。
　　2.2 ××公司選型ERP動因
　　規模化的××公司食品需要先進的、科學的、高效的企業管理手段-ERP，整合企業資訊資源，提升管理水平，增強核心競爭力。
　　公司成立6年來發展很快，市場處於供不應求狀態，高速成長的同時帶來了資訊化管理的失控，因此××公司領導者決定在全企業範圍實施ERP。2007年3月，全面實施ERP。
　　n　借助ERP，推進流程管理
　　資訊化之前，企業更多停留在口頭管理階段。在上ERP之前，財務和業務部門使用兩套客戶編碼，財務和業務不集成。加強品質管理是終極目標，國外客戶對企業有要求、靠人自己去管理，達不到目標，需要系統去管理控制約束。因此，希望通過ERP的實施，推進流程管理，各個部門嚴格按照系統的規範去執行，控制企業經營風險。企業管理者之前的經理證明，ERP是可行的，特別是不要改變太多原有的程式，關鍵是如何將企業的管理控制與系統很好的結合。
　　三、應用與價值
　　××公司食品自成立之日起就進入高速發展的軌道，産品供不應求，針對客戶的訂單，甚至需要按照配額進行分配，以避免客戶資源的流失。在軟體資訊化的平臺下，管理規範、職責明確，以嚴格的、規範的作業流程保證了企業在高速發展的環境下，企業經營管理、企業制度無法跟上企業發展速度的危機情況下，保證了企業的應用目標的達成。總體應用價值：
　　Ø　協助企業實現了以客戶經營爲核心的公司理念
　　Ø　保證企業內部流程規劃完善，加強了內部控制
　　Ø　協助用戶實現嚴把質量關口的目標。
　　3.1借助CRM實現以客戶經營爲核心的公司理念
　　××公司食品始終以市場爲導向、以技術服務爲後盾，加強客戶經營的理念建設。在整個資訊化專案建設過程中，首先是進行CRM系統的建設。按照常理，企業處於高速發展，産品供不應求，甚至需要按照配額進行分配，這個階段的企業建設CRM不是很緊迫。然而，××公司食品的管理者發現，現在的客戶資源分散在業務員手中，業務員每天的日常活動作爲管理者無法及時掌握，因此不可避免的導致部分資源的流失。另外一個方面，産品供不應求，要根據不同客戶購買不同産品時，會有不同的定價，購買不同數量，也會享有不同的折扣。
Ø　客戶資源統一管理：××公司食品客戶分類比較多，既有工業客戶，也有餐飲客戶，還包括經銷商、批發商、連鎖店和單店等多種類型客戶並存。通過CRM系統，將××公司食品的全部潛在客戶和正式用戶，統一分類統一管理。業務負責人開發的客戶資源，統一錄入到意向客戶檔案中，並經嚴格的許可權分配。當意向客戶有明確購買商機時，經公司統一分配，轉入客戶檔案，並經商機統一管理。客戶的每一次投訴，都及時準確的記錄在CRM系統中，由營銷副總統一分配責任人後續處理，保證了客戶滿意度。
　　Ø　業務員活動管理：業務負責人通過系統安排每天的工作事件，作爲管理者對業務責任人每天工作的來龍去脈一目了然，同時系統可以通過郵件、短資訊和門戶等各種方式通知活動的安排人和活動執行人。
　　Ø　商機管理：××公司食品通過商機管理，詳細跟蹤管理每一個客戶的詳細拜訪過程。作爲很多客戶的樣品，也可以通過商機統一管理，並可經系統自動列印EMS客戶郵寄標簽。
　　Ø　精細化客戶管理：××公司食品針對不同性質客戶銷售不同産品，會有不同的定價，通過系統的允限銷實現這一控制。原材料價格波動頻繁，通過ERP-U8自動列印客戶價格調整單，並以商務信函的方式告之客戶，使得客戶更加容易接受價格調整，體現公司的規範與專業。
　　3.2全面集成加強內部控制，完善流程規劃，規範企業制度
　　××公司食品是典型的食品添加劑企業，原材料單一，産出品種多樣，生産過程屬於純粹的流程製造模式，加工周期很短，備料周期較長。最終的産品差異根據口感、觀感、以及有些理化指標細分爲不同品規的産成品。産品要求嚴格保質期，批次追蹤，以及質量控制。典型的流程行業，對於企業內部制度、業務梳理更需要嚴格的規範，從而保證每個節點崗位，都能夠明確自身的職責和義務，通過完整的企業系統工程實現快捷的客戶需求回應、穩定持續的質量水平。而基於ERP平臺的應用給××公司食品帶來了流程保證，有力的內部控制保障。
Ø　BOM配方嚴格保密，專人專崗，保證配方的有效性，避免人爲干預生産和採購用料的不穩定。××公司食品奶精産品由於具備特殊工藝和配方，成爲國內唯一的具備生産大顆粒、速溶奶精生産能力的公司。因此對於配方的保密性要求很高。××公司食品在應用過程中，通過物料清單功能許可權、物料檔案許可權、以及物料清單編輯、維護許可權的細化，並設置獨立的崗位，進行集中的配方維護、變更和配方物料的替代，從而實現了無人爲干涉，專人負責的機制，並基於此實現MRP運算，和生産領料的專人專崗，從而保障配料的核心機密和核心競爭力所在。
　　Ø　基於預測的採購，實現大宗原輔料採購的有的放矢：××公司食品屬於食品加工行業，採購料品品種不多，但是採購量巨大，資金佔用也較大。××公司原材料包括食品油料、奶粉等液態和粉末態的具體形態，計量複雜，原有手工情況下，很難準確的進行採購需求的精確分解，無法明確庫存和預測的關係；又加之客戶訂單需求量超過目前企業産能，所以保證主要原輔料的採購批量、批次和生産批量、生産周期的有效配合，才能夠更高的保證利用現有産能，提高客戶滿意度。××公司食品通過ERP的MRP計算，作爲原物料採購的宏觀指導，從而能夠及時修正物料需求，保證了預測和銷售之間的匹配。
　　Ø　借助ERP上線機會，通過ERP完善的許可權體系和系統流程，形成了各項實際業務的SOP（標準作業流程），達成內部有效控制和到位職責。××公司食品在上線前由於企業客戶市場發展迅速，內部管理出現了口頭管理、簽字管理和無規章管理的情況。業務流程、部門職責關係彼此交錯，職責不能明確的問題。借助ERP實現了流程的重新樹立，建立了流程管理的制度；並通過各個序列、崗位、基於客戶、供應商、物料的許可權控制，從而實現了責任與權力相統一，系統與業務整合的目的。剛性的系統規則，約束了不規範業務的發生；柔性的業務通過規則的系統實現了規範。此外，結合自身的實際，由於産能有限，從而將接單（銷售訂單）審批納入審批流，由營銷、生産兩個部門針對5噸以上的訂單進行審批。
　Ø　結合質量控制，實現庫存有效追溯和存量動態變化。食品行業料品具備兩個最大的特點：批次管理和保質期管理，每一種産品都會有不同批次的原輔料以及添加劑進行混合加工而成。企業需要清楚地瞭解各批産品的生産、庫存、銷售等資訊，××公司食品通過批次管理的方式，從而實現了發貨成品批的追蹤性。而通過質量檢驗，則保證了
　　3.3細膩的進口、出口管理幫助××公司食品拓寬海外市場
　　躋身於食品及添加劑行業前列的××公司，不但在國內市場獲得了很大成功，並且在國外市場的開拓上也大力拓展。公司將內銷工廠和外銷工廠分別設立，並各自設計産能，以應對不同的市場需求。公司將在隨後的兩三年中大力擴大産能，實現跨越式發展。爲了保障外貿業務的大力發展，××公司食品通過ERP進出口業務領域的業務支援，幫助××公司食品實現出口進程的嚴格控制，保證業務單證的快速出具。
　　Ø　通過完整的進口、出口業務的應用結束了外貿業務和企業業務部門資訊化孤島狀態，將進出口物流業務、財務業務納入到統一的資訊化平臺上。通過系統自帶的進程管理、單證設計以及信用證管理等業務，完成了全線的進出口業務，而與生産製造、庫存的整合，則幫助外貿部門即時的獲取內部加工情況，及時應對來自海關、商檢、港口、客戶各方面的要求。
　　Ø　實現出口管理模組採用進程管理，實現了出口業務全程控制，借助預警和報警功能，解決了之前可能出現某些業務環節延誤甚至遺漏的狀況。××公司食品原來採用EXCEL進行出口業務的進程控制，設有專門的跟單員進行出口環節的控制，保證每個環節中必要的事務，必須準時落地。但因爲訂單專案較多，同時訂單進程多達20個（例如：接單、備貨、銷貨、形式發票、申請原産地證明、投保、訂艙、報檢、裝箱、報關、提單、正式發票、寄單……等等），每個進程點，需要控制和提示的資訊較多，容易造成疏漏和延誤控制。
　　1.　 ××公司，在應用出口管理模組，設置了出口管理的進程，結合每個訂單業務，計劃進程執行計劃，並定義每個具體進程的提示單證。
　　2.　 基於進程，還設置了預警、報警的時點，通過Email、短消息、門戶資訊的方式提示進程維護人員進行進程的跟蹤，和進程的具體執行情況（進程節點的執行開始時間和結束時間）。
　　3.　 跟單員通過進程管理，從而全貌的瞭解每個出口業務的執行進度和可能發生的風險。
　　Ø　實現××公司所需自定義單證的全面繕制。並利用自定義單證和列印模板，將進出口的個性化業務也可納入系統管理。
　　1.　 單證設計：××公司和實施顧問一起設計了20多個基本單證，從而涵蓋了××公司所需的出口的主要單證。一方面減輕了單證製作人員的工作量，另一方面，保證了單證資料和訂單、銷貨單據的嚴格一致性，避免了手工製作單證帶來的人爲錯誤。
　　2.　 通過進程計劃中的進程節點單據將單證和進程管理結合起來，實現了進程監控和單證繕制的有效統一。實際的保證了單證製作和實際業務的統一性。
　　Ø　出口通過費用單，實現了出口相關費用的全面記錄，並提供了出口費用的有效分析。××公司食品出口過程中，由於需要和承運商、港口、商檢局、報關行發生一系列的有關倉庫倉儲、保管、報關、裝船、商檢的費用，××公司通過完整的費用管理，從而實現了上述各項業務發生的費用的記錄。
　　3.4追求品質管理的終極目標
　　Ø　多環節的質量檢驗，確保産品品質的穩定可靠，贏得客戶的良好口碑。通過質量管理和各個業務環節的報檢，實現了原輔料的採購檢驗、産成品/半成品的入庫檢驗、倉庫定期檢驗、退貨檢驗等。雖然和以前相比，檢驗效率有所降低（需要體現在系統中），但是比口頭管理帶來了更多的保障。所有部門都按照系統的流程來做，不會因爲業務的緊迫，簡化或忽略質量檢驗。
　　Ø　大量進出口業務對××公司提出更高的質量管理要求，國外客戶對産品品質要求非常之高；××公司率先通過了 ISO9001國際標準質量管理體系認證，品管部嚴格規範按照管理流程執行質量檢驗，嚴把質量關。
　　Ø　質量管理流程得到有效執行：企業之難難在如何保證質量管理流程得到真正的執行與控制，而不在於質量管理制度與流程的建立。××公司過去就有非常細緻、全面、的質量管理與監控流程，但由於各個部門間資訊不共用，因業務需要停留在口頭管理或者難以落實，使得質量管理流程反而變成了阻礙業務運營效率的障礙。例如：採購原材料到貨後，質檢員由於不知道到貨消息而沒有及時開始進行採購到貨檢驗；並因此而造成採購到貨檢驗及時完成，導致採購原材料無法及時入庫，進一步影響了生産領用；實施ERP以後，××公司實現了自動執行推式質量檢驗。通過系統，資訊得到及時共用，採購材料一到貨，檢驗員就會得到檢驗通知，及時開始檢驗，保證業務運營效率；同時，管理人員隨時可以查看、瞭解檢驗人員是否及時進行了檢驗、檢驗結果如何，保證質量檢驗得到有效執行，對質量檢驗人員的考核有據可依、保證公正性。
　　Ø　通過分析不良品原因，找到發生不良品的重要原因，便於進一步改善産品質量。通過ERP應用，××公司可以實現對産品質量問題原因的前向和後向追溯。良好的産品質量是生産出來的，而不是檢驗出來的；當發生産品質量問題時，企業需要追溯問題發生的原因在生産的哪一個環節，甚至可以從客戶投訴或者退貨開始，嚴格向前追溯,直至原輔料採購的每一個業務環節。
　　四、應用ERP感悟
　　資訊化平臺：統一的資訊平臺解決了以前不同系統客戶編碼不一致的問題。基礎資料和資訊實行集中管理，高度共用，保證了企業基礎資料的唯一性、共用性、準確性。
　　流程管理上：通過ERP系統實現流程資訊化，系統功能覆蓋從意向客戶、商機、銷售訂單、到採購質檢、生産訂單、半成品入庫、産成品報檢、産成品入庫、發貨、運輸、收付款等完整業務流程，各業務流程之間有機集成地連接起來，流程所涉及各崗位的工作更加規範高效。
　　外銷業務上：通過進出口管理，將原來難以管控的外銷業務按照進程統一管理，並且能夠進行事先的預警和報警，避免了某些業務環節的延誤甚至遺漏狀況。
　　質量保證上：所有部門都按照系統的流程來做，不會因爲業務的緊迫，簡化或忽略質量檢驗，從而提升公司産品質量與産品形象。
　　總之，基本上實現了××公司當初啓動ERP專案的初衷，未來還將考慮成本管理、設備管理、領導查詢、移動商務等深入的資訊化應用。