如何進行ERP版本升級

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一．爲什麽要進行ERP版本升級？
　　隨著商業環境的快速變遷，原有的ERP系統已經顯得不足以支援企業流程的改變，加上要因應企業運籌管理的需要，ERP軟體版本升級就成爲許多企業保持競爭優勢的考慮之一。前一段時間，公司委派我負責ERP版本升級的事情,準備工作我做了很多很多,但結果還是差點兒出了問題。這裏與大家分享一下，以作爲前事不忘，後事之師。
　　近年來，許多企業由於發展迅速以及管理水平的提升，原有的ERP系統不能滿足企業的需求日益凸現。因此，吐故納新的要進行ERP系統升級的需求紛紛浮出水面。一般而言，企業決定升級ERP系統：一是因爲原廠的舊版本技術支援即將停止；二是企業因爲應用需求增加而必須升級。
　　（1）什麽是版本升級？

　　這裏需要明確的是版本升級不同于版本更新。一般來說，ERP廠商會隨著相關産品的不斷穩定和功能的逐步完善而推出的小範圍的更新版本或者大規模的版本升級。比如，Oracle ERP産品R10有10.0至10.7八個版本，R11有R11.0.0至R11.0.3四個版本，R11i中也有R11.5.0至R11.5.9十個版本。即在每一個大的升級版本中，會有若干個小的更新版本。
　　一般來說，ERP的升級主要取決於技術上的變化和業務功能上的完善，從前一個版本到下一個版之間有很多的版本的話，多數情況下是由於版本的不完善和功能的不足造成的。如早期的ERP大多都是以MRPII爲主，現在則包括供應鏈管理、客戶關係管理、人力資源管理等。企業ERP系統升級方式主要有幾種：技術升級，改進型升級，策略性的業務改進與提升。

　　（2）功能增加造成版本升級

　　在版本升級過程中，業務部門的需求是決定ERP産品是否升級的關鍵。用戶升級通常有兩種情況：一種是業務的變化引起企業對系統新功能的需求，即老系統不能滿足新業務的變化，需要對原有系統進行升級。還有一類是技術上的，比如以前受網路限制和技術限制，ERP系統選擇的技術方式多是基於C/S架構的，現在則多採用B/S架構。但對於用戶來講，技術上的升級有時候並不完全必要，用戶在ERP應用時還是應該考慮業務需求爲主。
也有些用戶認爲版本過多，尤其是補丁的泛濫是反映出ERP産品不夠完善。廠商對此卻持不同看法：版本多並不能完全代表産品不夠完善，因爲隨著功能模組的增加、設計思想的改變和技術架構的提升，版本自然會更新換代。所以，正常的版本更新和升級很正常的，但也不否認版本過多可能與産品不夠完善有關。例如在技術方面經歷從DOS時代到WINDOS時代、從C/S架構到B /S架構等變化時，廠商就需要對ERP産品進行升級。

　　（3）廠商停止舊版本的支援，客戶被迫版本升級

　　還有一種情況是，有些ERP廠商對舊版本ERP産品提出了支援期限。廠商對此的解釋是從長遠來看，舊版本將不再適應新的業務需求並將逐漸退出市場，在這些舊版本上再進行投資（包括客戶和廠商）將是一種浪費，廠商要是對每一個舊版本都去維護的話，代價會很高。
　　因此，在廠商舊版本限期支援的問題上，企業和廠商之間一直存在分歧。因爲對於企業來說，不可能像升級WINDOS作業系統一樣簡單實施ERP産品的版本升級，企業不得不考慮ERP系統版本升級要在資金投入、升級繁簡程度、工作量、人員安排、實施風險等各方面問題。ERP産品的版本升級牽扯著企業每一個人的神經，同時也連著企業的每一根血脈。

　　二．ERP版本升級的困難之處是什麽?

　　（1）ERP軟體不同版本的選擇

　　與零起點不同，對老ERP系統進行版本升級，起點一定更高。因爲企業內部的系統用戶已對ERP形成了判斷能力，如果新系統在不少地方比不上老系統，新系統是無法推行下去的。正因爲對起點有更高的要求，而且同一廠商的ERP系統也往往會有許多不同的版本選擇,因此企業需要經歷艱難的抉擇。
　　事實上，ERP版本升級的選擇風險並不比重新選擇一個ERP系統的風險少，這種風險體現在：如果是一個沒接觸過ERP的用戶，腦子裏一片空白，系統功能說什麽是什麽，他們將比較容易接受廠商的觀點，這雖然造成了資訊的不對稱，但有利於專案的實施。但對於版本升級的ERP産品來說,用戶對業務需求會有很多自己的理解，爭執的機會也會大幅增加，而且業務部門人員容易把新系統與原系統進行比較，這些在某種程度上都會給産品的升級帶來風險。

（2）如何處理舊系統的二次開發
　　一般來說，企業的ERP系統，大多會有一些客制化的二次開發應用，而這些量身打造的功能，往往也成爲ERP系統升級最大的痛苦。因此，每一次的ERP系統版本升級，都必須先完成之前二次開發的改版與升級測試。然後，才能進行下一步ERP版本升級。

　　（3）新版本穩定性的風險
　　新版本可能不及企業正在使用的舊版本穩定性好，就是企業在進行ERP版本升級最擔憂的事情之一。畢竟舊版本客戶已經使用熟悉了，對各種情況都非常瞭解。新推出的升級版本與上一版本相比，雖然模組和功能也增強了很多，可能技術水平也得到提升。但穩定性方面按照國際軟體工程規律往往可能不及上一個經過不斷更新的版本，可能還要再經過進一步推出的版本才能完全穩定下來——這在軟體業是非常普遍的現象。

　　（4）如何遷移舊資料
　　有句話形容資料在ERP的地位，就是“三分技術、七分管理、十二分資料”。升級系統意味著現有ERP系統中的有效資料要導入新系統。能否有效的導入資料，這對ERP系統切換以及新系統是否正常運行有著重要影響。尤其是在現有ERP系統運行數年，積累了上百GB資料的情形下，更需要仔細衡量歷史資料的有效性和對新系統的影響，以及資料遷移的方式和方法。
　　版本升級因爲涉及到某些功能的變更，這決不僅僅是資料庫在不同存儲設備之間資料遷移那麽簡單，它更像是對以前ERP資料以及ERP業務流程的重新審視和考核。資料遷移稍有不慎，便會造成新系統不能正常啓動，而遷移過多垃圾資料，將有可能使新ERP系統運行緩慢、甚至癱瘓。因此，資料遷移往往是ERP版本升級最重要的環節之一。

　　三．如何成功進行ERP系統版本升級？

　　企業ERP系統的升級從開始到結束要經歷以下幾個階段：升級準備階段，升級實現階段，上線前最終測試階段，上線與支援階段。

（1）慎重選擇合適的升級版本
　　企業升級ERP系統面臨的最大問題是，要明確自身的管理是否已經成熟到相應的水平，否則砸再多的錢進去，還是會打水漂。針對廠商不斷推出功能配置不同的升級版本，並不等於說最新版本就是最合適企業需求的版本。ERP升級新系統除了技術層面外，還有許多如流程重組、組織架構、人員配置等問題。因此，ERP系統的升級不只是換一個同類的電腦系統這麽簡單。

　　（2）規範專案管理，規避升級風險
　　對於升級ERP系統，決不是簡簡單單的認為只把資料移植到新系統就可以了，這其中存在很多風險，稍有不慎就會ERP系統升級失敗。因此，首先要將企業一把手列爲專案負責人。其次，要瞭解和明確企業的業務需求，選擇合適的升級切入點。第三，要有詳細的升級計劃（初始調研、培訓、實施、驗收等）。最後，還要有採用嚴格的升級專案考核，激勵機制。

　　（3）制定詳細的升級計劃
　　爲了對升級專案所需的工作量有個實際的評估，對升級作出詳細計劃是非常有必要的。詳細具體的升級計劃，可以幫助企業瞭解ERP產品升級的細節，從而把未知因素降到最低，例如在專案計劃的關鍵位置設立檢查點，使得企業能夠隨時監控升級的實施進度，及時發現問題，並對出現的異常現象做出快速反應，使升級過程更加清晰和有計劃性。

　　（4）進行適應性的業務流程微調
　　ERP實施和應用都需要非常關注企業的業務流程。因此，在ERP升級前需要對業務流程進行改進或重組，主要是爲了讓新版本ERP軟體流程與公司業務流程配合一致。但有一個前提是，必須先確保業務流程的穩定，然後才能進行微調和改良。否則，整天處於大規模的革命性業務流程變動，會讓員工不知如何操作，對ERP系統的升級穩定運行也是致命的打擊。

　　（5）利用升級工具進行資料遷移
　　根據ERP的說法：“垃圾資料進，垃圾資料出”。顯然ERP系統升級最大的特點就是資料必須準確，因此需要組織大量人員進行攻堅戰。這是一個繁重的工作，建議採用廠商提供的升級工具進行遷移，以減少工作量和提高資料的準確性、有效性。

　　（6）做好升級文檔管理
　　由於ERP升級專案涉及到方方面面，並且所有與升級相關的需求、建議、解決方案與結論等都需要文檔化。因此，做好文檔工作是ERP版本升級得以成功的一個重要支撐。升級文檔包括的內容相當廣泛，例如每一項升級任務的事前指導、事中實施記錄、事後分析結果都要形成相應的文檔，以便對具體的升級執行過程與具體的活動進行記錄。作爲升級文檔，應該還包括與專案相關的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監控專案的執行。

　　總的來說，ERP版本升級是一個發展的大勢，不容我們回避。只要企業根據實際情況選擇了正確的升級方向，再綜合考慮技術因素，把握專案過程中的重點，加上借鑒前人的經驗和充分利用升級幫助工具，那麽ERP系統版本升級一定可以成功完成。