Workflow V.S. Automation

請參考：http://docs.google.com/fileview?id=0B7WJq86jzRW-M2FiODE3NWYtNDU3Yy00YzIzLWJmYzYtMDBjMzEyYjI0YzE0&hl=zh_TW

這是一家UC4公司所提供的資料，內容為說明Workflow和Automation的不同。

What is Workflow?
Task、Rule、Work process。a series of tasks make up a workflow process.

Workflow is the tasks, procedural steps, organizations or people involved, required input and output information,and tools needed for each step in a business process. The NPD Group defines workflow as the “automation of abusiness process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participantto another for action, according to a set of procedural rules.”

The two key points to both these definitions are:
- the inclusion of “people” or “participants” taking “actions”
- the “passing” of actions or tasks (according to procedural rules) between “participants”

Further, workflow automation products allow a company to create a workflow model and components such asonline forms and then use this to manage and enforce the consistent handling of work. For example, aninsurance company could use a workflow automation application to ensure that a claim was handled consistentlyfrom initial call to final settlement. The workflow application would ensure that each person handling the claimused the correct online form and successfully completed their step before allowing the process to proceed to thenext person and procedural step. Other examples might include approval of a credit memo or approval of arequisition. Each example includes an “action” or task being carried out manually by one “participant” beforebeing passed on to the next.

What is Automation?
Job、Business process、job stream、a series of jobs make up an automated process.

According to Merriam-Webster, “automation” is defined generally as: The technique of making a process or asystem operate automatically through the use of devices that take the place of human observation, effort, anddecision.

Alternatively, “automation” can be defined as: The technique of making a manual process automatic byeliminating human effort and intervention.

By either definition, complete automation of a process would eliminate any human intervention in the steps ofthe process as well as the hand offs between steps.

What are Workflow Tools?

Workflow tools facilitate the design and implementation of workflows. They usually include a graphic tool fordrawing a workflow using icons that represent steps in a business process. They also include a workflow enginethat drives the workflow, presenting documents or information to participants in the work process in the correctorder. Workflow tools can launch programs and applications, but generally rely on actions by the humanparticipants to trigger movement from one step in the process to the next.

One example of a workflow tool is Oracle Workflow. In an Oracle paper titled Oracle Workflow: Business ProcessManagement for Your Enterprise, Oracle presents the following diagram as an example of a workflow diagram.Notice the emphasis on the approver and approval steps. This workflow most definitely requires significanthuman intervention.

What are Application Automation Tools?

Application automation tools, often known generically as job schedulers, facilitate complete automation ofbusiness processes. The scheduling component makes it possible to automatically launch business processes onspecific days at specific times. The business process can, and often does, consist of many applications servingmany different areas of an enterprise.

True automation tools should make it possible to add dependencies (e.g.: run Job B only after Job A completes),and “if-then” logic that takes the place of an operator checking the state of the system. For example, anautomation tool should be able to check for the existence of specific files. With a sophisticated automation tool,you should be able to completely automate a business process, eliminating all human intervention except fortroubleshooting.

A typical business process that can be automated is shown in the diagram below. It represents a datawarehousing operation. Notice the distinct lack of human intervention.

How are Workflow and Application Automation Different?

Workflow is focused on managing work processes that consist of, at least in part, tasks performed by humans.These tasks can be thought of as “must be” manual tasks, meaning the task is inherently manual (e.g. signing adocument) or the business requires the task to be manual (e.g. approval of a credit memo or requisition).Procedural rules dictate how each manual task is passed to the next person for action. The bottom line isworkflow assumes and, in fact, requires manual intervention throughout a work process.

Since these “must be manual” tasks cannot, by definition, be fully automated, workflow tools focus on improvingthe overall work process by adding rules and notifications between tasks. From a true automation perspective,the overall work process can be streamlined, but the human component is never eliminated, and the process isnever fully automated.

In contrast, application automation automates business processes that consist of various application jobsconnected together with dependency logic. The automation tool runs the jobs and the dependency logic isenforced without any human intervention. The bottom line is automation assumes no manual intervention, andactively works to remove manual intervention throughout a business process.


最後達到Full Automation: The Ultimate Goal的最高境界！

採購流程之三角貿易

什麼是採購的三角貿易呢？

目前公司的生產基地大都在CN，而TW是研發/管理中心。這時，很多料件會從TW來採購，再運輸到CN生產。這時，就會產生採購的三角貿易。CN請購單→TW採購單→供應商。TW-OP→TW-SO+HK-OP→HK-SO+CN-OP這樣的模式就是三角貿易。

我們目前仍是用Transfer Order來產生轉單的資料。在談銷售三角貿易已經說明了！

問題：
1. 不良、短少的情況。由於有些貨物直接交運到CN或TW並沒有檢驗，造成時效與報關處理的困難。
2. 單據太多
3. 流程稽核不易
4. 單位太過分散。TW的採購、轉運及CN的採購、資材、物管
5. Packing List

銷售流程與三角貿易

公司歷經了兩次的三角貿易客製的過程，這兩種模式都值得思考：
1. Transfer Order
2. Intercompany Order

公司的三角貿易與一般(系統定義)的三角貿易不同，除了轉單的比率不同外，我們的三角貿易是：TW接單→HK轉單→CN出貨的模式。其中出貨有三種可能：
1. 是CN直接出給客戶，
2. 也有可能CN→HK給客戶，
3. 也有CN→HK→TW再給客戶。

公司為了後續的發展，保留系統的彈性，考慮到以後有可能三段、四段、五段的轉單。在JDE的系統上並不符合這樣的流程(應該說，全世界也沒有這樣的流程！)。因此，我們設計了三角貿易轉單的程式，基本規格如下：
1. 設定轉單途程檔：依據途程碼(利用JDE銷售系統本身的途程碼)，設定單據類型、分支、比率等
2. 比率設定可以是固定價格、價格比率、或其他。(類似JDE本身的分支價格加價的設定)
3. 可以設定轉單時的客戶是要指定回原始客戶還是轉單公司客戶。
4. 首先，建立TW接單的銷售單。價格/成本分別設定給客戶與分支的轉單價格。
5. 設定所要使用的途程碼，途程碼決定用什麼價格轉到哪個分支。
6. 先複製TW的銷售單給HK公司銷售單，利用Transfer Order的特性，自動產生TW-PO採購單。
7. 再複製TW的銷售單給CN公司銷售單，利用Transfer Order的特性，自動產生HK-PO採購單。
8.出貨確認
9.產生發票
10.銷售更新→扣庫存。

如此，一張TW的銷售單，會產生出【TW-OP, HK-SO】,【 HK-OP以及CN-SO】單據，共五張單據。出貨時，CN-SO先出貨，HK-OP收料，HK-SO出貨，TW-OP收料，TW-SO再出貨給客戶。如果分批出貨時，也會因為Transfer Order的特點，使得SO與OP有對應(SO分批出貨會自動產生1.1行號，OP單據也會有1.1行號)。這樣看起來似乎很完美，但問題是：

1. 銷售單產生後就馬上轉單，若有銷售單的修正，很容易造成單據的異常或不一致
2. 一定要按照順序，先處理銷售單，才能處理採購單。如果先處理採購單會造成分批出貨行號不一致的情況
3. 每段單據都需要獨自處理，系統無法自動處理。造成資源的浪費。
4. 價格的核對困難。若再牽涉出貨時經過海關必須有三旬匯率，則價格更形混亂。

有鑑於此，Intercompany Order應運而生。其架構為：
1. 設定轉單途程及轉單比率
2. 建立SI銷售單，銷售成本設定為07標準成本。也就是出貨分支的成本。
3. 出貨確認→扣庫存。因為SI不支援在銷售更新才扣庫存。
4. 銷售轉單。透過EDI程式，將資料轉出，再轉入，分別寫入SK及OK。此時，修改SI單據本身的銷售成本。
5. 產生發票
6.銷售更新

透過Intercompany，SK銷售更新會將OK也產生掉，系統在核對金額上並不會有異常。再者，採購單全部由系統自動產生，使用者不需再處理採購單。單據在出貨確認後才轉單，也大大降低修改原始銷售單所造成的異常。但，問題還是有：

1. 由於出貨確認就需扣庫存，也就代表生產要即時。
2. 價格從價格主檔帶出，成本由標準成本帶出，若SI單據用複製產生，則成本會被修正。導致入庫成本不正確。

以上，我們尚且沒有考慮：
1. 退貨處理
2. 運輸處理
3. 工單產生處理
4. 出貨來不及
5. 價格尚未確定
6. 搭配ACA進階成本會計功能。園區別、事業部別、客戶別等
7. 運行客戶別損益
8. 出貨後，客戶反映需拉回
9. 配合海關報關出貨。FOC價格、無價格、無SK單據
10. 同一張RI發票，出貨日期不一致。
11. 發票產生後，因種種原因需要取消。
12. ...

流程的整合是全面性的，不光光只是單一模組或程式。既然有銷售三角貿易，當然也會有採購的三角貿易，這部分雖然比較簡單，但也還是需要注意！

你的ERP系統『永遠缺少的那一支程式』

你的ERP系統『永遠缺少的那一支程式』
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原作者: 楊振源
你的ERP系統為什麼『永遠缺少一支程式』？因 為系統是靜態的，該有幾支程式就是那幾支程式在那裡，但是企業的經營是動態的；今天組織會改變，明天老闆要的報表會不一樣，後天可能要颳風或下雨，企業就 是這樣一直動態的向前進。

組織改變可以重新設定部門組織檔，流程改變可以調整系統參數，但是老闆要的報表是天天在變，天天寫報表也不是辦法！為了因應這樣的狀況，市場上出現了BI (Business Intelligence,商業智慧)的軟體，還有報表產生器(例如Crystal Report)…等等的軟體，這些都是很好的商用軟體，但是這些軟體很顯然的有下列幾項要求：
1.這些軟體是提供給IT人員設定、維護，再提供給User使用的。
2.需要額外投資一筆軟體建置費用。
3.艱深如BI的軟體，還需要龐大的顧問導入費用。

對於這樣單次性、或變化性高的報表，使用者的心聲往往是，我只是要把畫面上的資料可以轉到EXCEL上，再讓我加工處理就好了。在BI軟體建置之前，在IT人員Crystal Report之前，這麼簡單的需求難道我還需要等嗎？

前 些年了，我遇到User提出這樣的要求，那時候，我只能告訴他，這樣吧，我把Table schema給你，再教你寫些簡單的SQL Select的statement；我跟當年創造SQL指令的宗旨一樣的天真，認為這樣就應該已經解決他的問題了。事實上這樣的工作，對於非專業的IT人 員來說，是非常非常的困難；對於IT人員來說，又是一件非常非常無趣的工作，因為他從來不知道他做這件事情的意義。

假如，你的ERP可以很彈性的把畫面上的資料轉到EXCEL，是不是就解決掉ERP系統『永遠缺少的那一支程式』的問題，最好可以做到下列幾項要求：
1.可以指定要轉出的資料條件(Records)；可以指定要轉出的資料項(Fields)。
2.可以用List的方式轉出，以便統計分析，例如銷售明細月報表。
3.可以用Report的方式轉出，以便套印單據，例如Invoice、Packing List、…。
4.最好可以套用EXCEL範本，把資料轉到已事先做好的樞紐分析表、或Invoice格式之中，這樣就可以不用每次轉出後都要再加工乙次。

你的ERP系統『多了一支程式』

你的ERP系統『多了一支程式』
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原作者: 楊振源

咦！ERP系統一直以來只有永遠少了一支程式，怎麼會多了一支程式？試著找找看，或請教你的ERP顧問師，假如庫存數量(Onhand)不正確怎麼辦？顧問師應該會告訴你，請執行INVxxx庫存重新計算的程式。接著你又請教他，那庫存數量為什麼會錯呢？通常ERP顧 問師會很有耐性的向你說明，因為在庫存交易資料更新到資料庫的瞬間，網路斷線或怪異的操作順序造成的，這時交易明細資料已更新完成，但是庫存主檔還沒更 新，所以會發生期初庫存＋本期交易＜＞(不等於)在庫數量(Onhand)的狀況，這時候你只要重新執行這支程式就好了。

假如你曾經有一些撰寫程式的經驗，這時候你應該會進一步請教ERP顧 問師，SQL指令不是有commit及rollback嗎？應該是一個完整的交易資料完成時，才會執行到commit 指令，假如網路斷線或程式突然當掉，系統應該會自動rollback，也就是要就完整的資料都寫入成功，要就把資料回復到完全沒有寫入的狀態，不應當發生 資料寫一半的狀況！這時候你的ERP顧問師應該是無言以對，或告訴你得請教技術人員再回答你！

以下我簡單的對ERP系統的資料分類如下：
1.基本資料檔：部門組織、客戶、廠商、料件、BOM、…等等
2.主檔資料檔：庫存主檔、訂單主檔、採購主檔、立帳主檔、銀行餘額檔、…等等
3.通知單資料：驗收通知單、出貨通知單、領料通知單、繳庫通知單、…等等
4.交易單資料：入庫單、出貨單、領料單、繳庫單、…等等
5.系統控制檔：權限控制、參數設定、…等。

就以出貨單過帳為例，當出貨單確認要扣帳時，ERP系統總共要處理下列事項：
1.更新出貨單的狀態為已過帳
2.更新出貨通知單的累計已出貨數量
3.更新訂單主檔的累計已出貨數量
4.更新庫存主檔的目前庫存數量
5.更新信用額度餘額檔
6.產生應收帳款介面檔

也就是，最後一層的交易單資料要回頭更新通知單資料、N個主檔資料、產生後續資料。整套ERP系統就是依邏輯運作，試想，假如你的ERP系統會把資料寫入一半，這是多麼嚴重的一件事情，這個意味著你的ERP系統資料錯亂、維護成本昂貴、靠大量人力在維持；嚴重的，會因為系統提供了錯誤的資料，導致公司嚴重的損失。

所以囉，當你在評選ERP系統時，絕對不應該選擇一套『多了一支程式』的ERP系統。

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JDE E8.0 範例：

在核對9月庫存時發現有2個料號庫存有帳，總帳無帳
M90CH00120XXXXX(WO-635198)→2筆IC(入庫)，總帳只有1筆
1A0AOO0002(WO-637999)→2筆IM(領用)，總帳只有1筆
麻煩您幫我看看，因為之前也有這樣的狀況(我最後是用手動方式補資料)

有兩種情況會造成這樣,
1. 資料更新不完全,分類帳有,但F4801未更新完全, 但這種情況可能性很小
2. 完工分錄程式已在跑, 但仍在做入庫與發料, 可能性大, KT這邊周五跑完工也偶爾會有幾筆這樣的異常。月底則不會,因爲現場已停止發料與入庫
我們的做法是把F4801 CTs1 或是F3111 CTs1 資料庫修改回去, 再請會計針對這張工單重新跑完工.

如果是IC未跑到(如分類帳20PC,總帳15PC) , 將F4801.CTS1改5 , 工單狀態改回90

如果是IM未跑到(如分類帳物料A 發料10M2, 總帳8M2),將該物料F3111.CTS1改爲2, 工單狀態改回90.

重新跑完工分錄及差異就可以了.

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ERP的『客製化』與『潘朵拉的盒子』

ERP的『客製化』與『潘朵拉的盒子』
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原作者: 楊振源


前些日子，我在世界知名品牌公司導入ERP系統，有幸與其公司黃總經理閒聊ERP的導入心得，黃總話匣子一開，跟我講了『潘朵拉的盒子』的故事，黃總再三告誡我，系統上線階段『客製化』程式就像打開了『潘朵拉的盒子』，也就是一切災難的開始，是使用者無窮慾望的開始，不知道他們會將系統帶到什麼方向、什麼處境去。『潘朵拉的盒子』指的是潘朵拉因為好奇、頑皮，而去打開了裝著眾神禮物的盒子，也就使得許多的疾病、災難、不幸…等等流到了人世間，雖然還留下了『希望』在盒子中，但是已經造成世人的苦難，所以，『潘朵拉的盒子』也有災禍之源的意思。

在同一段時間，我也在某高科技公司與使用者訪談第二階段ERP優 化的資訊需求方案，席間一位新進的中階主管提出疑問，到底是人配合系統還是系統要配合人呢？ 嗯！這是一個非常有趣的問題。系統是給人使用的，當然是配合人；但是人有很多位，也會輪調，那要配合哪一位呢？再則，人有部門本位偏見，系統需要配合嗎？ 配合會不會是『潘朵拉的盒子』要被打開了呢？

ERP系統上線的初步階段，首重目標是系統必須上線，只要系統上線必能獲得企業資訊整合、內稽內控以及省力化的效益，所以必須排除阻礙系統上線的非必要工作，全心全力讓系統上線，不要分散目標。假如ERP上線已經過一段期間，為了因應企業成長的需要、組織流程的調整、外在經營環境的變化，此時必須進行ERP系統『客製化』，以強化企業關鍵競爭力的流程，拉大與競爭者的距離。而『客製化』系統的過程中，如何避免『潘朵拉的盒子』被打開呢？

首 先必須相信你的專業顧問。系統不僅僅只是為了達成現階段的企業目標，也必須考量未來的成長變化，簡單的說，就是要『客製化』一套活的系統，有生命力的系 統。簡單的例子：組織單位、製程代碼、資料權限…等等就不能寫死的，必須能夠參數化設定。

換句話說，好的『客製化』程式功能是可以納入標準ERP的延伸功能。這個為什麼這麼重要？因為這麼一來，你的ERP系統的版本就不會是孤兒，並且可以共享標準ERP功能的成長，避免個人一時的喜好的修改調整，而是經由ERP專業廠商的整體規劃，是可長可久的規劃。總之，系統上線階段應避免『客製化』，以上線為唯一目標。而上線穩定一段時間之後，應當思考如何『優化』系統，而必要的『客製化』應當是標準ERP功能的延伸，而不是個人藝術的作品。避免你的ERP系統成為孤兒的版本，如此，就可以避免『潘朵拉的盒子』被打開。

ERP重工成本計算的方式

http://myblog-erp.blogspot.com/2009/09/erp.html
原作者：楊振源

在前幾期當中我們已經與各位分享 “ ERP 製造業成本計算的經典範例說明 ” ， 這一期我想與大家深入探討在 ERP 當中，重工工單的成本計算方式。

重工工單首先，我們定義什麼是重工工單。所謂重工工單指的是當月份的工單之中，發生領料料號與繳庫料號產生無窮遞迴的現象。如下圖所示：假如左圖 A001、A002 兩張工單是正常的包裝工單，則右圖兩張工單則形成無窮遞迴的改包裝重工工單。也就是在同一個月份之中，發生領 A002 料要改包裝為 A001，同時又領 A001 料改包裝為 A002，則在算成本的堆疊 ( Roll-up ) 計算當中，形成計算完 A001 的成本之後要更新 A002 的成本，因為 A002 的成本被更新了，所以必須重新計算 A001 的成本。如此形成雞生蛋、蛋生雞的無窮輪迴。

月加權平均成本的計算公式大原則上如上，說明如下：
1.期初金額與數量是由上期月加權期末結轉而來。
2.採購金額與數量是淨額，也就是必須扣除進貨退回與折讓的單據，加上進口費用的分攤金額。3.生產入庫應該包含生產繳庫單，那還要包含什麼單據呢？
4.其他，則示各 ERP 系統的特性而定，比如換貨入庫單、前期銷貨退回、指定成本的部門領料退回單、庫存金額調整單…等，如此可以增加系統運用的彈性。

重工成本以下面的例子，請你計算重工後的存貨成本為多少，你不需要套用公式，用常識計算就可以了：

假如A成品期初庫存 10pcs，成本 100 元，本月領到生產線去重工，因重工分攤到的工費 20 元，則入庫後 A 成品的期末庫存仍舊是 10pcs，請問他的存貨成本是多少？答案是 120 元，為什麼？因為期初成本 100 元，加上重工的工費 20 元，所以是 120 元。單位成本是 120 元 ÷ 10pcs，所以是 12 元。

套用公式計算看看 :正確重工成本的公式重工單位成本分別為 12 元與 11 元，這是怎麼一回事？肯定是公式有問題！！

正確公式如下，你的 ERP 算對了嗎？進階問題我記得好幾年前，我有一位用戶他問我：你又不能確定重工的料件是領期初的庫存，還是領本月份生產入庫的存貨，你怎麼可以用期初成本來計算領料成本？請注意觀察上面的例子，重工生產入庫的成本重點，在於只需要加上新的工費即可。所以假如領料的成本是零元，則計算式如下：答案仍舊是 12 元，

換句話說，只要繳庫成本隨著領料成本變動，則重工領料單的成本，無關存貨的單位成本的計算。也就是說領料單認 10 元，則他會加10 元，同時也會減掉 10 元；假如認 0 元，則同時加 0 元又減 0 元，存貨的單位成本都是一樣的。

重工單的領料單成本該如何認定？如上說明，既然重工領料單的成本，無關存貨的單位成本的計算。則重工領料單的成本該如何認列比較合理？假如重工領料單的製令跨月才繳庫，也就是說領 A002 預定要繳 A001，但是本月尚未繳庫，又本月領 A001 已繳庫 A002，請問本月有重工工單嗎？答案：沒有。

因為是否遞迴的判斷條件：
1.不是以標準 BOM 為判斷對象，也不是 MO-BOM 來判斷，而是以實際領料與繳庫料號來判斷。
2.不是該製令全部的領料單與繳庫單的料號來判斷，而是以該工單當月的領料與繳庫單料號來判斷。

既然如此，則重工領料單的成本是否以期初成本來認定就無關緊要了。但是假如該工單尚餘期末在製品 ( WIP )，也就是重工工單已繳庫，但是未繳庫完畢，還剩下期末在製品，則這個時候影響的只是存貨成本是停留在倉庫 ( Warehouse ) 還是產線上 ( WIP )。例如重工領料 10pcs，但是本月只入庫 5pcs，在製品 5pcs，則計算式如下：結 語關於成本的計算，大原則不變，但是細部狀況變幻莫測，以後我將陸陸續續與各位分享這當中的奧妙，諸如聯產品成本分攤計算的問題…等等。

我所認為的ERP組織分工

長久以來，公司內部「ERP小組」名存而實亡，導致ERP在公司內部推行緩慢而且越來越困難。很多主管對於ERP小組的組織都只是「專案性組織」，一但專案結束，該組織自然就不存在！但是，ERP中有很多工作都是必須延續的，併不是導入後就停止運作，譬如：料品建檔、新流程設定等，這些應該都有一特定組織來負起責任。

我不想從企業管理的角度來看這ERP組織，因為有太多的文章提及這個部分。我想從資訊的角度來看看這個部分。為什麼呢？ERP跟資訊IT有什麼關係？

企業導入ERP後，資訊IT的角色變得很尷尬，目前有兩種選擇：

1. 負責流程的設定：這對IT人員而言是很困難的。因為企業的流程千奇百怪、又細且雜。一般ERP會分成三大模組，製造、配銷、財務。每一模組的流程都很複雜，而且環環相扣，很有可能後面討論的做法影響前面的作業。而ERP到底是「企業資源規劃」，既然是「企業」整體的資源規劃，就應該有所整合。所以應該從「事件」→「流程」→「模組」→「循環」→「ERP」。就應該整合ISO制度流程、配合內稽內控九大循環。
2. 負責系統的開發：導入ERP後，我們花了五年的時間在了解系統運作，但卻沒有真正落實到企業內部。企業的每項流程不一定都能符合「最佳典範」，因此客製程式或系統就變得非常重要。而要做好這點，對於技術的養成尤其重要。修改標準程式、客製報表這是基本要求，應該還要能設定「系統的防呆」機制；設定「工作流程Workflow Modeler」；整合文件管理等等。進者，達到各週邊外部系統的整合，如：MES、Email、Mobil、Web等。

然而，企業由於本身的運作習慣，常常對於流程都只思考在實際的物流或金流的部分，對於資訊流併不在意。例如：廠區合併、轉廠、銷售流程變更等都是會影響企業的資源使用情況，但負責ERP的人是否能於規劃當初就參與討論呢？(這也就是為什麼ERP的負責人員最好一級主管的原因)

因此，我的IT-ERP小組分組為：

• SD系統開發人員：負責Workflow系統流程控制、RDA/FDA等報表系統開發、Table Conversion外部資料整合、新模組/新系統開發(如：關貿、運輸)以及防呆設計。
• SA系統分析人員：負責BPM流程分析、防呆分析、SOP撰寫與辦理教育訓練。
• CNC人員：負責系統安裝與維護、Email/FAX整合平臺、BI平臺、入口整合平臺

你想學習ERP嗎？想成為哪樣的人物呢？